仕事を速く終わらせるには…？僕が意識している６つのこと

今年になってから、一日2〜3時間の残業が普通になってきた。仕事が遅いからだな。忙しい以上に自分のスピードに問題がある。頑張って早く帰ろう。

— キョウ (@kyo_shin9113) January 6, 2015

基本的に残業って嫌いなんですよ。

でも最近は繁忙期なので仕事量が多い。そうすると必然的に残業も増えてしまいます。

ただ、仕事が多くても早く終わらせることが出来るようになれば、大したもの。残業したくないから仕事のスピードを上げる、というのも立派なモチベーションでしょう。ここで成長出来れば今後も楽だし、自分が今壁を乗り越えようとしていると思って頑張っています。

僕が早く仕事を終わらせるために工夫していることを紹介しようと思います。

①簡単な業務から片付ける

忙しいと当然ですが色んな仕事を抱えます。優先順位の一番は当然、緊急性の高い仕事。僕はメガネ屋なのでお客様対応がそれに当たります。

今日中に終わらせれば良い程度の緊急性ならば順番はどうでも良いわけですが、僕の場合は簡単な業務から片付けます。理由は二つ。一つ目は仕事の絶対量だけでも少なくして気持ちを楽にしたいから。二つ目は簡単な仕事でも良いから成功することによって調子を上げて行きたいから。仕事だろうがスポーツだろうが「調子の良し悪し」は必ずあります。調子を上げる方法の一つは「成功体験を重ねること」です。簡単な仕事をこなすことによって次からの難しい仕事に向けてモチベーションを上げます。

②メールのチェックは出勤前と退勤後だけ。

メールは何回もチェックしません。同じメールを何回も確認する行為は無駄です。二度手間です。内容は出来る限り一回で覚えるように意識すること。内容を見ながらする仕事は印刷してから取り組みます。

③機械に任せることが出来る仕事は極力機械でやる

僕のメガネ屋の場合、メガネの加工がそれに当たります。ほとんど機械で作るのですが、ある一工程だけは機械にやらせるか自分でやるか選択可能です。機械でやると一分くらいかかりますが自分でやると１５秒くらいで終わります。普通は自分でやるのですが、僕はその１５秒で他のことをやりたいので、最近はあえて機械にやらせています。

機械に出来ることは機械にやらせて、自分はその間他の仕事をやるべきです。

④他の人に任せることが出来る仕事は他の人に任せる

最近は僕が指示だしをすることが多くなっています。③とも関連するのですが、下の社員やアルバイトに任せることができる仕事はやらせます。お願いする相手の力量にもよりますが、「どういう風にやれば良いか」質問されたら、出来そうな人には自分なりに工夫してやるようにお願い、つまりは丸投げします。出来そうもない子の場合、もう少し簡単な仕事やいつものルーチンワークをお願いします。申し訳ないですがやり方まで指導するくらいなら自分でやった方が速いので…。繁忙期じゃなければちゃんとなければ教えるけど…。

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⑤作業場は必ずキレイに保つ。

作業場に色々なものが散乱していている状態は作業の能率が非常に落ちます。常にキレイに、広く使えるようにします。

⑥自分が頑張っている姿を周りに見せる

例えばいつもより20分早く来る。休憩の時間10分短くする。仕事の割り振りを自分の方が量を多めに設定するなど。自分が頑張って速く終わらせようとしている姿勢を見せると、必ず周りも影響されると信じています。「○○さんが頑張っているから俺も頑張ろう」「○○君やっているのにこんなにゆっくりやっちゃ怒られるな…」こんな意識を持ってくれるはずです。仮にこんな意識を持ってくれないとしてもプレッシャーは与えられる。

結果的に自分だけでなく他の人も仕事を早くしてくれるので自分の仕事量が減ります。自分だけでなく組織にとっても好影響です。

今僕はこのようなことを意識して仕事を頑張っています。

繁忙期が過ぎる頃にはこのスピード感が普通になっていれば理想的ですね^^